SISTEM PRESENSI PEGAWAI

Sebelum membahas lebih lanjut tentang sistem presensi, mari kita pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu Presensi Pegawai?

Presensi Pegawai atau Absensi karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Data yang dapat dihasilkan dari sebuah absensi karyawan adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit. Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen.

Membuat Sistem Presensi

Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan Sistem Presensi Pegawai menggunakan Microsoft Office Excel.

1.     Menu Utama

Buka Ms excel buat/ubah sheet 1 dengan nama Menu utama, sheet 2 dengan nama Master data, sheet 3 dengan nama Presensi Bulan Oktober, sheet 4 dengan nama Presensi Bulan November, sheet 5 dengan nama Presensi Bulan Desember, sheet 6 dengan nama Rekapitulasi Presensi Karyawan.

Menu Utama

2.     Data Master

Siapkan master data yang akan digunakan untuk membuat sistem presensi pegawai.

Master Data

3.   Presensi Bulan

Buat tabel pada pada masing-masing sheet, desain sesuai selera. Untuk pengisian datanya kita akan manggunakan rumus sehingga tidak perlu lagi mengetikkan data satu persatu pada kolom tabel. Data akan mangacu pada master data yang telah kita buat sebelumnya, hanya dengan menginput NIP saja maka secara otomatis baris kolom akan terisi.

Presensi bulan Oktober

     Ketentuan umum :

NAMA dan JENIS KELAMIN

1	Menggunakan rumus VLOOKUP untuk menampilkan NAMA & Jenis Kelamin diambil dari sheet Master Pegawai
2	Cukup mengetikan NIP maka NAMA dan JENIS KELAMIN muncul secara otomatis
Rumus pada kolom Nama =VLOOKUP(B7;'DATA MASTER'!$B$5:$C$34;2;0) Rumus pada kolom Jenis Kelamin =VLOOKUP(B7;'DATA MASTER'!$B$5:$D$34;3;0)

JUMLAH HADIR

1	Yang dihitung hanya data 1
2	Gunakan rumus SUMIF
3	Tentukan Range
4	Tentukan Kriteria
Rumus kolom Jumlah Hadir =SUMIF(E7:AA7;"1")

JUMLAH HARI

1	Menggunakan rumus COUNT
2	Tentukan range
3	Range diambil dari Data-data tanggal kerja
Rumus pada kolom Jumlah Hari =COUNT(E6:AA6)

PROSENTASE KEHADIRAN

1	Jumlah hadir dibagi hari kali 100%
2	Gunakan fungsi conditional formating untuk memberi warna bar prosentase

4.      Rekapitulasi Presensi 

Rekapitulasi berisi infografis dari jumlah total bulan absensi.

Rekap Absensi

     Ketentuan umum :

NAMA dan JENIS KELAMIN

1	Menggunakan rumus VLOOKUP untuk menampilkan NAMA & Jenis Kelamin diambil dari sheet Master Pegawai
2	Cukup mengetikan NIP maka NAMA dan JENIS KELAMIN muncul secara otomatis
JML HADIR BLN OKT, NOV, DES muncul secara otomatis diambil dari masing-masing sheet presensi (Oktober, November, Desember) Menggunakan Rumus Vlookup.
Rumus pada kolom Nama =VLOOKUP(B7;'DATA MASTER'!$B$5:$C$34;2;0) Rumus pada kolom Jenis Kelamin =VLOOKUP(B7;'DATA MASTER'!$B$5:$D$34;3;0)

JUMLAH HADIR

1	Jumlah kehadiran bulan oktober + november + desember
Rumus =OKTOBER!AC6+NOVEMBER!AC6+DESEMBER!AC6

Untuk tutorial lengkapnya silahkan download Makalah Tutorial SisPeg
Download contoh Sistem Presensi Pegawai MS. Excel